تهیه کننده:آرش اصغری نژاد دکتری مکانیک –تبدیل انرژی
چكيده
فرآیند تشدید در حقیقت به معنای مرحله به مرحله اقدامات در جهت حل مشکلات سازمان خصوصا در خصوص کنترل محصول نامنطبق است و شما می توانید با به کارگیری این موضوع به راحتی مشکلات سیستم و یا سازمان خود را پیش بینی و برای رفع آنها اقدام کنید.
امکانات آن عبارتند از فرایند حل مشکلات متداول فرایند برنامه ریزی رسمی نقش ها و مسئولیت های خاص برای اعضاء تیم تشدید مشارکت فعال مشتریان از فواید آن عبارتند از:
- حل مشکل سریع در سازمان
- بهبود ارتباطات
- به حداقل رساندن مشکلات(خرابی ها)
تشدید فشارها و استرس هاي احساسی را براي افراد درگیر افزایش می دهد
هدف: هدف مقاله، ارائه وضعیت فعلی فرایندهاي تشدید و شکاف بین تئوري و موارد اجرایی است. این مقاله نتایج
تجزیه و تحلیل مواردي از عملکرد مهندسی مناسب است که از تجربیات واقعی و درس هاي آموخته شده حاصل شده
است.
روش: این روش شامل تجزیه و تحلیل موارد اجرایی از فرایند توسعه خودرو، درس هاي آموخته شده، نظرسنجی پنهان
از مهندسان خودرو و طبقه بندي این تجربیات است.
یافته ها: نتایج این نظرسنجی نشان داده است که فرایند تشدید کنترل شده براي افزایش دانش موردنیاز براي ایجاد
محیطی است که تیم بتواند ایده هاي جدید و گاه غیر متعارف را براي حل مشکل ارائه دهد.
سازمان: توصیه ها و اقدامات ارائه شده، سازمان ها و مدیران را قادر می سازد تا تخصص و تجارب کارکنان را در جهت
حل مشکلات در حین تشدید، به کار گیرند.
در نهایت : در این مقاله برخی از شیوه هایی ارائه شده است که ساده بوده و مکررا دیده می شود، لذا با الگو برداري
مناسب از فعالیتهاي زندگی واقعی، یک راه حل مناسب براي اجراي تشدید در توسعه کسب و کار خودرو می باشد.
واژه‌هاي كليدي: روند تشدید، استرس، درسهاي آموخته شده، زنجیره تأمین کننده، توسعه خودرو.
1-مقدمه:
1. معرفی
1.1 محیط کسب و کار رقابتی
به طور سنتی مهندسی همیشه فعالیت بسیار خلاقانه اي بود که سعی داشت پاسخ ها و راه حل هاي مختلفی را براي
مشکلات فنی و ساختاري بیابد. از ابتداي دوره مهندسی همیشه انتظار می رود که این پاسخ ها نهایی، صحیح، قابل
اعتماد , درازمدت و در جهت اهداف تولید باشد که از جنبه هاي فنی و اقتصادي نیز موفق باشد.
در آغاز دوران خودروسازي، زمان توسعه محصول و منابع انعطاف پذیرتر بودند، مخصوصا براي محصولات ابتدایی. زمان انتظار بیشتر بوده و ظرفیت بیشتري براي پایان دادن به کار در دسترس بود. مهندسان داراي چندین مهارت و تخصص در مورد محصولات و تکنولوژي بودند . آنها می توانستند از طرق بسیار راحتی به تجربیات خود اضافه کنند زیرافرایندها بسیار آرامتر از انچه امروزه انجام می شود انجام می شده است و زمان براي تفکر و تصمیم گیري مجدد براي حل مراحل مشکلات به وجود می آید.
2-1 خطر بیش از حد و کمبود مهندسی محصول
در 30 سال گذشته، فناوري هاي اطلاعاتی فرایندهاي توسعه و تولید را تسریع کرده و بازار را تبدیل به محیط بسیار
رقابتی کرده است که احتمال وقوع پروژه هاي ناخوشایند در مجموعه پروژه هاي شرکت افزایش می یابد. هر پروژه با
نتایج منفی فنی و اقتصادي می تواند یک عامل منفی براي توسعه / تولید شرکت ها باشد.
این تهدیدات می تواند یک محیط کاري ایجاد کند که در آن مهندسان تحت فشار و استرس شدید قرار گیرند. نتیجه ايکه حاصل می شود :
از یک سو مهندسین مجبورند محصولی را طراحی کنند که در حد پایین ظرفیت عملکردي خود باشد ، بنابراین محصول در معرض شکست بزرگتري قرار می گیرد.
از سوي دیگر، به جاي استفاده از تعادل میان ظرفیت عملکرد و شرایط مناسب عملیاتی , مهندسین قادرنخواهند بود تا محصول را با توجه به این محدودیت ها طراحی کنند . بدین ترتیب، محصولات به خاطر مهندسی هاي مجدد به محصولات پرهزینه تبدیل شده که منجر به زیاد آور شدن شرکت می شوند .
هر دو خطرات می توانند حالت هایی را ایجاد کنند که در آن مهندسی سازمان با بحران در توسعه محصول یا فرآیندهاي
تولید مواجه است که از طریق فرایند تشدید حل می شود.
2 چارچوب نظري
1.2 تعریف و طبقه بندي فرآیند تشدید
هنگامی که مسئله باز در این پروژه شناسایی می شود، اقدامات متقابل برنامه ریزي و معرفی می شود. اگر این اقدام
موفق نباشد، ابزار مدیریتی اضافی فرایند تشدید مورد استفاده قرار می گیرد . در طول فرآیند تشدید، یک فشار اضافی از
مشتري (داخلی یا خارجی) نسبت به تامین کننده (داخلی یا خارجی) براي حل این مشکل در اسرع وقت ایجاد می شود.
ما می توانیم چند نوع مختلف فرآیند تشدید را شناسایی کنیم
2-1-1 تشدید منابع (Resource escalation): تشدید بر اساس انحراف از فعالیت هاي برنامه ریزي شده در طول توسعه – نام آن “تشدید منابع” می باشد.
نوع اول – تشدید منابع – به طور معمول زمانی رخ می دهد که کمبود منابع در پروژه وجود دارد – که در موراد زیر بیان
می شود :
- منابع انسانی مورد نیاز براي انجام فعالیتهاي اضافی ؛
- بودجه مالی براي پوشش هزینه هاي اضافی در پروژه ؛
- مدت زمان کوتاه در دسترس براي انجام وظایف برنامه ریزي شده یا فعالیتهاي اضافی برنامه ریزي نشده.
تشدید چگونه می دانم (how know escalation):تشدید بر اساس رویدادهاي غیر برنامه ریزي شده در هنگام طراحی محصول و مخصوصا در طول فرآیند تولید – نام آن “تشدید چگونه می دانم “می باشد
- پس از افزایش تولید محصول جدید، یک سري خرابی در ابتداي عملیات تولید اتفاق می افتد، یا برنامه یا گزارش تصدیق طراحی ) نتایج مرحله آزمون و تصدیق منفی است)نمی تواند الزامات محصول را برآورده کند.
- در تشدید دانش فنی , علت اصلی کمبود اطلاعات و یا نبود دانش فنی است. هر دو نیز شرایط یکسان را براي حل این مشکل پیدا می کنند ) 1)
3- فرآیند تشدید در IATF 16949:
فرآیند تشدید به معنای مرحله به مرحله اطلاع رسانی جهت کنترل با شرایط ویژه است در مواردی که سازمان پتانسیل ایجاد شرایط نامناسب را دارا می باشد.به طور کلی استاندارد در 21 مورد لزوم ایجاد فرآیند مدون اشاره کرده است و وقتی که فرآیند مدون الزام می شود لزوم ورودی و خروجی فرآیند و ارائه شاخص الزامی می شود.پس یکی از طریقه های یافتن مراحل تشدید در مواردی است که در استاندارد فرآیند مدون ذکر شده است.
اما برخی از بندها است که لزوم ایجاد فرآیند تشدید بیشتر به چشم می آید و در الزامات مشتریان خاص خودروسازان این موارد بیشتر الزام قرار گرفته است:
3-1-در بند 4.4.1.2 Product Safety
در فرآیند های ایمنی سازمان ها باید اطلاع رسانی را به نحو مناسبی اطلاع رسانی نمایند و در خصوص عدم ترکیب قطعاتی که مشکل ایمنی دارند با سایر قطعات از اهمیت بالایی برخوردارند. (2)
3-2-در بند 5.1.1.1 مسئولیت سازمانی
سازمان باید سیاستهای مسئولیت سازمانی را تعریف و اجرا کند. از جمله حداقل آن سیاست مبارزه با رشوه ، قانون کد رفتاری کارکنان و سیاست اخلاق (“سیاست سوت زدن”).
3-2-1. تعریف و اجرا: سازمان نه تنها باید خط مشی ها را تعیین کند بلکه باید از اجرای آن نیز اطمینان حاصل کند. این بدان معناست که هر کارمند سازمان باید آگاه باشد و باید سیاست های مدیریت را درک کرده باشد.
معنای کلیدی این خط مشی مسئولیت سازمانی عبارت است از:
3-2-2. سیاست مبارزه با رشوه: سیاست مبارزه با رشوه ، تعهد یک شرکت را برای جلوگیری از رشوه و فعالیت های فساد آور نشان می دهد و باید به همه کارکنان آموزش داده شود تا با اطلاعاتی که در آن وجود دارد آشنا شوند.
3-2-3. کد رفتار: صداقت و اعتبار ، تضاد منافع ، روابط با اشخاص مرتبط ، افشای اطلاعات و محرمانه بودن ، حفاظت از دارایی های شرکت اصول ، ارزش ها ، استانداردها یا قواعد رفتاری که تصمیمات ، رویه ها و سیستم های یک سازمان را در یک سازمان هدایت می کند. راهی که به رفاه ذینفعان اصلی آن کمک می کند و به حقوق همه اجزای تحت تأثیر عملیات خود احترام می گذارد. (3)
3-3نگهداری بهره ور جامع 8-5-1-5:
اجرای تعمیرات و نگهداری در سه سطح اپراتوری ،سرپرستی و مسئول نگهداری تعمیرات در سازمانها تعریف شده است و در صورت ایجاد شرایط خاص برای دستگاهها مراحل اطلاع رسانی انجام می شود.
3-4 کنترل محصول نامنطبق 8-7:
کنترل محصول نامنطبق محصولی است که منطبق نیست لذا در هر زمان که محصول مشکوک نیز یافت می شود می بایست سطوح اطلاع رسانی را برای سازمان داشته باشد.
3-3 جدول هیستوگرام(داده های آماری)9-1-1-3:
جداول هیستو گرام و نمودارهای SPC نیز می بایست بر اساس فرآیند تشدید بررسی شود و هر مرحله مطابق فرآیند تشدید مرحله به مرحله اطلاع رسانی انجام می شود.
3-4 جلسات روزانه کیفیت(واکنش سریع(FAST RESPONSE)8-5-6-1-1:
در جلسات روزانه کیفیت با توجه به برگزاری روزانه تولید جلسات هفتگی توسط مدیریت تولید می بایست گزارش و پیگیری گردد.
این جلسات مطابق فرآیند تشدید بصورت دیداری بررسی و اطلاع رسانی مرحله به مرحله انجام می شود.
شکل 1- جلسات FR
3-5 گزارش شاخص ها 9-1-3و اهداف 6-2در زمان های منظم مطابق ماتریس گزارشات:
گزارش شاخص های سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد IATF 16949 مطابق ماتریس گزارشات توسط صاحب فرآیندها گزارش می شود و ارائه گزارشات در موارد مقتضی انجام می شود و اعلام نظر ها و اقدام اصلاحی با توجه به تشدید در سازمان انجام می شود.
3-6 جلسات بازنگری مدیریت9-3:
در جلسات بازنگری مدیریت کلیه گزارشات ورودی و خروجی بیان می شود ،سپس با توجه به خروجی جلسه بازنگری مدیریت فرآیند تشدید و مرحله به مرحله اطلاع رسانی انجام می شود.
3-7 جلسات اقدام اصلاحی 10-2و کنترل محصول نامنطبق8-7:
اقدام اصلاحی و کنترل محصول نامنطبق نیز می تواند در فرآیند تشدید در نظر گرفته شود ؛یعنی هرگاه نیاز باشد که اقدام اصلاحی نوشته شود یا برگه های کنترل محصول نامنطبق انجام شود فرآیند تشدید باید انجام شود.
3-8 طرح اقتضایی6-1-2-3:
هدف از ارائه الزامات مربوط به طرح های اقتضایی در استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودرو، IATF 16949:2016 ، شناسایی و ارزیابی ریسک های داخلی و بیرونی تمامی فرآیندهای تولید، تجهیزات و زیرساخت های ضروری است تا مقصود اصلی یعنی حفظ خروجی تولید و حصول اطمینان از برآورده سازی الزامات مشتری محقق شود.
لازم به ذکر است این الزام از معدود بایدهایی است که استاندارد در آن تأکید کرده مدیریت ارشد در تدوین، بازنگری و به روزآوری های آن بایستی حضور داشته باشد. از همین رو به غیر از در نظر گرفتن این نکته، سند طرح های اقتضایی سازمان را که تهیه و مدون می نمایید محل امضاء و تأیید مدیر ارشد سازمان شامل مدیرعامل یا جانشین ایشان را هم تعبیه نمایید.
مسئولیت های شناسایی ریسک های این حوزه ها، طراحی طرح های اقتضایی، تخصیص منابع و امکانات مورد نیاز برای اجرای طرح های اقتضایی و همچنین اجراء و پیاده سازی طرح ها را با توجه به طرح و ساختار سازمانی شرکت خود، شناسنامه فرآیندها و شرح وظایف واحدها، مشخص و به صورتی شفاف و دقیق، تعیین نمایید. لازم به ذکر است که خود استاندارد می خواهد یک تیم چندتخصصی این فرآیند را راهبری و اجراء نمایند و البته که یکی از مدیران بایستی به عنوان مسئول اصلی این پروسه انتخاب شود.
مسئول اصلی تیم طرح های اقتضایی که به عنوان مثال می تواند مدیر برنامه ریزی، مدیر لجستیک یا حتی مدیر کارخانه باشد، در مقاطع زمانی مناسب و از پیش تعیین شده، نسبت به تشکیل تیم طرح های اقتضایی، برگزاری جلسه بررسی و طرح ریزی اولیه یا به روزآوری طرح های اقتضایی، اقدام می نماید.
تعیین طرح های اقتضایی و تعریف اقدامات مورد نیاز بر مبنای تحلیل ریسک و میزان تأثیر بر مشتری انجام می شود، بدین صورت که از نتایج تحلیل ریسک های فرآیندها (که مطابق رویه و فرآیند مدیریت ریسک سازمان انجام می شود) و بروز مشکلات احتمالی در هر یک از حوزه های زیر، مخاطرات بالقوه شناسایی می شوند.
- خرابی تجهیزات کلیدی
- به وجود آمدن وقفه در تأمین محصولات، فرآیندها و خدمات برون سپاری شده
- وقوع مجدد حوادث طبیعی
- آتش سوزی
- وقفه ابزارآلات
- حمله های سایبری به سیستم فن آوری اطلاعات شرکت
- کمبود نیروی کار
- اختلالات زیرساخت
برای هر یک از ورودی های شناسایی شده، اقداماتی در نظر گرفته می شود تا در صورت وقوع مخاطرات مختلف، جریان تولید و ارسال محصول برای مشتری، حفظ شود.
برای به کارگیری این طرح ها در زمان وقوع مخاطرات، بایستی منابع و امکانات لازم برنامه ریزی شده و تهیه شود و بدیهی است که نحوه به کارگیری این طرح ها در هنگام شرایط اضطراری و نیاز به بهره برداری از طرح های پشتیبان، بایستی تدوین شود.
می توانید مطابق رویه های تعریف شده و بر حسب شرایط در زمان های عادی که ریسک ها و مخاطرات بروز پیدا نکرده اند، مانورهای عملیاتی و تمرین ها و آزمایش هایی در نظر گرفته شوند تا هم نفرات و مسئولان مرتبط نسبت به نحوه صحیح انجام طرح ها آشنا شوند و هم اینکه طرح ها صحه گذاری شوند و از اجرایی بودن و توانایی نیروهای مسئول انجام کارها در زمان های بحرانی اطمینان حاصل نمایید.
مطابق موارد بالا با تعریف هر طرح اقتضایی، یک مکانیزم اطلاع رسانی تشدید به طرف های ذی نفع و مشخصات مشتری بایستی در نظر گرفته شود تا مدت زمان و میزان تأثیر هر وضعیت بر فعالیت های مشتری اعلام شود و مشتری این فرصت را داشته باشد که بتواند تصمیم گیری ها و اقدامات لازم را صورت دهد. طبیعتا در صورتی که زمان بندی تحویل محصول نهایی به مشتری، تحت تأثیر طرح اقتضایی خاصی قرار نمی گیرد یا میزان ریسک و تأثیر حاصل از آن بر مشتری، ناچیز است دیگر نیازی به اطلاع رسانی به مشتری نمی باشد.
3-9 ایستگاههای تائید(Verification station):
برخی از ایستگاههای تولید با توجه به وضعیتهایی همانند خطاناپذیرسازی،وجود مشخصات ویژه ،آمار ضایعات و برگشتی بالا،نظر مشتری به صورت ویژه بررسی شود و ایستگاههای تشدید برای آن در نظر گرفته شودهمه موارد بالا باید از نظر فرآیند تشدید و اطلاع رسانی به نحو مناسب در زمان مورد نظر انجام شود.(4)
4- روش ها و نحوه اطلاع رسانی تشدید در IATF 16949 :
4-1 ارتباط با رسانه های جمعی:
سازمان ها در هنگام بروز اشکال باید به نحوی مسئولان ذیربط را از وجود خرابی های مختلف آشنا نمایند اما نحوه ارتباط با پرسنل سازمان می تواند از طریق پیامک ،سیستم هشدار اتوماتیک باشد تا در هر زمان که پراتور تولید در خصوص مباحث سیستم مدیریت کیفیت به مشکلی برخورد سریع مسئول مرتبط را از وضعیت آگاه نماید.
با استفاده از سیگنال های صوتی/تصویری (مانند آندون) زنگ هشدار به صدا در می آید.
فرایند هشدار عملکردهای پشتیبانی را به موارد زیر هدایت می کند:
• مشکل را بروید و ببینید
• برای جلوگیری از موارد بیشتر ، مهار را اعمال کنید
جریان نقص ها
• شروع به حل مسئله کنید
شکل 2- اطلاع رسانی در esclation
4-2 هشدارهای اتوماتیک یا غیر اتوماتیک:
در هشدار های اتوماتبک در صورت ایجاد محصول نامنطبق اطلاع رسانی به نفرات مدنظر داده می شود تا موارد نارضایتی با صاحبان فرآیند به اشتراک گذاشته شود تا در اسرع وقت آن را برطرف نماید.
در حالت های غیر اتوماتیک اطلاع رسانی در سیستم به وسیله تجهیرات الکترونکی (مثل آندون )انجام می شود.(5)
5- نتیجه گیری و فواید:
فرآیند تشدید در استاندارد IATF 16949 اطلاع رسانی ها و نحوه برطرف کردن مشکلات را بهبود می بخشد، سازمانها با استفاده فرآیند تشدید و تعریف فرآیند تشدید علاوه بر محصول نامنطبق که جزء الزامات فرآیند تشدید است می توانیم با معرفی فرآیند تشدید در حوزه های دیگر که نیاز است فرآیند تشدید انجام گیرد و با استفاده راهکارهای در نظر گرفته شده در مقاله فرآیند تشدید و کنترل فرآیند را به نحو مطلوب انجام دهد.
روال تعریف همه فرآیند های تشدید باید بر اساس شدت موضع و بر اساس نیاز با توجه به شکل زیر باشد.
منابع:
- December 2016, letnik / volume 5, številka / number 4, str. / pp. 319–331.
fos-unm.si/media/pdf/RUO/2016-5-4/RUO_060_Jurejevcic_2.pdf
- Escalation Process – IATF 16949 Clause 4.4.1.2
- Corporate Responsibility Policies in IATF 16949
- IATF 16949:2016
PSA GM Purchasing & Logistic Committee “Verification stat